05 July 2017 / internal communication / FR 

Verhuist je bedrijf? Verhoog het samenhorigheidsgevoel van je medewerkers door in te zetten op communicatie

Wanneer een bedrijf verhuist, heeft het management maar al te vaak de neiging om zich te veel met de logistieke aspecten bezig te houden: de nieuwe aanpassingen aan het interieur, de keuze van de verhuisfirma, de verplaatsing van het informaticasysteem, de planning van het verhuizen, etc. De communicatie rond de verhuis en de redenen die ertoe geleid hebben om zo’n beslissing te nemen zijn niettemin fundamentele aspecten in het begrijpen en het accepteren van verandering. Maar die elementen worden heel vaak onderschat of zelfs naar de vergeetput verbannen.

Een goede communicatie ten opzichte van je medewerkers is essentieel omdat een verhuis zonder communicatie een gebrek aan samenhorigheid, onzekerheid en soms zelfs afkeer in de vorm van reacties in je project kan veroorzaken. Dat zet de poort open voor (foutieve) geruchten, genereert stress en een negatieve interne sfeer of kan zelfs tot een vertrouwensbreuk tussen het personeel en het management leiden. Tenslotte vertaalt dat zich in een verminderde productiviteit en een klantendienst die mogelijk zwaar beïnvloed wordt.

Om te slagen in zo’n overgang moet verzekerd worden dat de medewerkers vanaf het begin van het proces geïnformeerd, gerustgesteld en betrokken worden. In het middelpunt staan niet alleen de medewerkers die de verandering opvolgen, maar ook echte ambassadeurs. Dankzij hen ontwikkelen zelfs de meest kritische tegenstanders zich finaal vaak tot de beste woordvoerders. Het slagen van de overgang heeft evenzeer een niet te ontkennen impact op vlak van zowel je merkimago als voor je functie van werkgever en dat zowel intern als extern.

Wat is de beste manier om je werknemers te informeren, met hen te communiceren en hen te betrekken bij de verhuis? 

  • Richt bij kleine en middelgrote ondernemingen een beperkte werkgroep van medewerkers op die als ambassadeur van het project optreden. Selecteer hen in functie van hun motivatie om aan het project deel te nemen, hun intern netwerk en waak erover dat elke afdeling vertegenwoordigd wordt en dat er een goed evenwicht tussen mannen en vrouwen is. Die groep dient als tussenschakel om alle informatie voor de werknemers te verspreiden en bepaalde vragen of onzekerheden van op het ‘werkveld’ terug naar boven te laten komen zodat er snel iets kan aan gedaan worden. Overweeg hen aan te stellen wanneer je moet kiezen tussen twee ideeën of om hen raad te vragen over de samenstelling van het ‘welcome pack’ dat u graag aan de collega’s zou aanbieden op D-Day. 
  • Laat uw werknemers de toekomstige locatie bezoeken, want er is niets beter om de meest angstvallige werknemers te kalmeren dan hen in hun toekomstige werkplaats te projecteren. Dat kan je op een ludieke manier doen door een ontbijt, een lunch of een proevertje te organiseren in combinatie met een rondleiding en de plannen en 3D visuals ter ondersteuning.
  • Als je frustraties merkt met betrekking tot bepaalde thematieken, aarzel dan niet om tijdens de middag een ‘lunch & learn’ te voorzien. Die meer persoonlijke communicatiegelegenheden laten de werknemers toe om al hun vragen te stellen en hen de laatste nieuwe details uit de doeken te doen.
  • Wijd een pagina of een deel van je intranet aan de verhuis. Dat laat u toe om regelmatig foto’s van de vooruitgang van het project te posten, een kalender (met of zonder timer) van de verhuis beschikbaar te stellen, werknemers te informeren over wat van hen verwacht wordt (opruimen, sorteren van dossiers, archiveren, etc.), nieuwe tools die hen ter beschikking staan uit te leggen, hen raad te vragen in het kader van een wedstrijd, een enquête te lanceren of simpelweg om op vaak gestelde vragen te antwoorden.
  • Organiseer wedstrijden omtrent ideeën, bijvoorbeeld om de naam van de vergaderzalen te bepalen, het nieuwe meubilair of decoratie te kiezen, de noden in termen van werkplaats te bepalen, etc.
  • Stel een welkomstgids op met daarin de gedragscode die je graag zou willen introduceren in het nieuwe gebouw (bijvoorbeeld als je een nieuwe werkwjize zoals ‘open space’ wil aannemen), de te volgen procedures om een vergaderzaal te reserveren, praktische informatie over de interne structuur van het bedrijf, aanwijzingen in verband met (brand)veiligheid, de adressen van leveranciers in de omgeving, etc. 
  • Maak tenslotte gebruik van D-Day om je medewerkers te bedanken en in het bijzonder de ambassadeurs voor hun betrokkenheid bij de overgang. Ze zullen nog een belangrijke rol als tussenschakel hebben in de dagen en weken die volgen!

 

Véronique Goethals

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

 

twitter google+ linkedin
Verhuist je bedrijf? Verhoog het samenhorigheidsgevoel van j...