05 July 2017 / internal communication / NL 

Votre entreprise déménage? Voici comment favoriser l’adhésion de vos collaborateurs en misant sur la communication

Quand une entreprise déménage, le management a trop souvent tendance à s’attarder sur les aspects logistiques : nouveaux aménagements intérieurs, choix du déménageur, migration du système informatique, planning du déménagement, etc. La communication autour du déménagement et les raisons qui ont poussé à prendre cette décision sont pourtant des aspects fondamentaux dans la compréhension et l’acceptation du changement. Mais ces éléments-là sont très souvent sous-estimés, voire relégués aux oubliettes.

Une bonne communication est le plus précieux des sésames vis-à-vis de vos collaborateurs, car sans cela votre déménagement engendre un manque d'adhésion à votre projet, de l’incertitude et parfois même le rejet en guise de réaction. Ce qui laisse la porte grande ouverte aux (fausses) rumeurs, génère du stress et une mauvaise ambiance en interne, voire carrément une perte de confiance des collaborateurs dans le management. Au final, cela se traduit par une diminution de la productivité et un service clients qui risque d’en être fortement impacté.

Pour réussir cette transition, il faut veiller à informer, rassurer et impliquer les collaborateurs dès le début du processus. Avec à la clé, non seulement des collaborateurs qui adhèrent au projet de changement, mais de vrais ambassadeurs. Grâce à cela, même les collaborateurs les plus critiques et résistants au changement se révèlent parfois être les meilleurs porte-paroles au moment de votre jour-J. La réussite de votre transition a également un impact non négligeable en termes d’image de marque pour vous en tant qu’employeur aussi bien en interne qu’en externe.

Quelles sont les meilleures façons d’informer, de communiquer et d’impliquer vos collaborateurs avant le déménagement ?

  • Dans les moyennes et grandes entreprises, mettez en place un groupe de travail plus restreint de collaborateurs qui agiront en tant qu’ambassadeurs du projet. Sélectionnez-les en fonction de leur motivation à participer à votre projet, de leur réseautage en interne, veillez à ce que dans le groupe chaque département soit représenté ainsi qu’un bon équilibre hommes-femmes. Ce groupe vous servira de relais pour faire cascader toutes les informations destinées aux employés et faire remonter certaines questions ou inquiétudes sur le ‘terrain’, afin de pouvoir y remédier rapidement. Pensez à les enrôler lorsque vous devrez trancher entre deux idées ou encore pour avoir leur avis sur la composition du ‘welcome pack’ que vous aimeriez offrir aux collègues le jour-J par exemple.
  • Faites visiter les nouveaux locaux à vos collaborateurs, rien de tel que de pouvoir se projeter dans son futur espace de travail pour calmer les plus angoissés. Vous pouvez le faire de façon ludique en organisant un petit-déjeuner, un lunch ou goûter combiné à un tour des lieux avec des plans et des visuels 3D à l’appui.
  • Si vous sentez des frustrations par rapport à certaines thématiques, n’hésitez pas à mettre en place des ‘lunch & learn’ sur le temps de midi. Ces moments de communication plus personnelle permettent aux collaborateurs de poser toutes leurs questions et de lever le voile sur les derniers aspects pratiques.
  • Dédiez une page ou une partie de votre intranet au déménagement. Celle-ci vous permettra de poster régulièrement des photos de l’état d’avancement du projet, un calendrier (avec ou sans compte à rebours) du déménagement, d’informer les collaborateurs sur ce qui est attendu de leur part (rangement, tri dans les dossiers, archivage, etc.), d’expliquer les nouveaux outils mis à leur disposition (téléphonie, IT, intranet, autre), de demander leur avis dans le cadre d’un concours, d’une enquête ou tout simplement pour répondre aux questions les plus fréquentes.
  • Organisez des concours d'idées pour déterminer par exemple : le nom des salles de réunions, le choix du nouveau mobilier, les éléments de décoration, le besoin en termes d’espaces de travail, etc.
  • Rédigez un guide d’accueil qui reprend le code de conduite que vous aimeriez voir adopté par tous dans le nouveau bâtiment (par exemple si vous adoptez une nouvelle façon de travailler en ‘open space’), les démarches à suivre pour réserver les salles de réunion, les informations pratiques sur l'organisation interne de l'entreprise, les consignes en matière d’incendie et de sécurité, les adresses des prestataires de services dans les environs, etc.
  • Profitez enfin du jour-J pour remercier les collaborateurs et plus particulièrement les ambassadeurs pour leur implication dans cette transition. Ils auront encore un rôle très important de relais dans les jours et les semaines qui suivront !

 

Véronique Goethals

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

twitter google+ linkedin
Verhuist je bedrijf? Verhoog het samenhorigheidsgevoel van j...