Même si les plus optimistes d’entre nous le voudraient, il est difficile depuis l’annonce des mesures prises récemment par le gouvernement de continuer à travailler comme d’habitude. Le « business as usual » n’est plus d’actualité, y compris pour les équipes de communication interne.
Alors que dire ou ne pas dire sur le coronavirus ? Comment faire pour préserver au maximum l’activité de l’entreprise et garder ses collaborateurs motivés ?
Voici quelques pistes de réflexion pour garder ses collaborateurs « à bord ».
1. Faut-il continuer à communiquer ?
La réponse est évidemment « oui ».
Oui, parce que les collaborateurs ont légitimement envie de savoir ce que leur entreprise a pris comme mesure pour les protéger et comment le travail va s’organiser dans les jours et semaines à venir. Mettre en place une communication « coronavirus » avec des informations quotidiennes sera de nature à rassurer et à garder motivé votre personnel. Vous pouvez d’une part rappeler les mesures mises en place dans votre entreprise (instructions en matière de télétravail, d’absences, mais aussi par exemple, les modules de formation accessibles on-line pour ceux qui ont du temps pour de nouvelles activités), et d’autre part, relayer de la manière la plus précise possible, les instructions données par les autorités (règles d’hygiène, sources d’informations fiables, etc.).
Oui, parce que tant que la réponse à ces questions n’est pas apportée, il leur sera difficile d’être réceptif à d’autres messages.
Mais « oui » aussi parce que beaucoup de vos collaborateurs vont se sentir plus isolés que d’habitude et que la communication est là pour entretenir le lien et le sentiment d’appartenance.
2. Que communiquer ?
La priorité ira très logiquement aux informations liées à l’épidémie. Non seulement pour indiquer les mesures prises pour protéger le personnel, mais aussi pour communiquer ce qui doit être dit aux clients sur la poursuite ou l’adaptation des activités de votre entreprise. Il est aussi probable que rapidement, certains collaborateurs vont se poser la question de l’avenir de leur emploi. Pour savoir ce qui inquiète vos collaborateurs, invitez-les à poser leurs questions via un canal dédié et partagez les réponses avec le plus grand nombre.
Mais vous pouvez également, après les premiers jours où la priorité est donnée au coronavirus, envisager de continuer à communiquer en parallèle sur les sujets importants pour l’entreprise. Il y a fort à parier que si la crise se prolonge, les esprits redeviendront disponibles pour d’autres sujets.
3. Comment communiquer ?
La recommandation en temps de crise est d’utiliser les canaux habituels. Sauf que communiquer sur le lieu de travail – même si cela doit être fait pour ceux qui y passeront – ne sera plus suffisant. La période actuelle est propice à la promotion des outils digitaux. Applications d’entreprise, intranet sur mobile, visioconférences, groupes WhatsApp par équipe, utilisation des réseaux sociaux internes, conférences téléphoniques : c’est le moment d’initier un maximum de vos collaborateurs à ces outils qui ne sont peut-être encore pas pleinement utilisés au sein de votre entreprise et d’ancrer de nouvelles habitudes. Celles-ci pourront perdurer par la suite et modifier en profondeur l’efficacité de votre communication. N’oubliez cependant pas que pour un nombre relativement important de collaborateurs, le télétravail est une nouveauté. Il faut donc les accompagner dans la prise en main de ces outils.
4. Que faire au sein des équipes de communication interne ?
Dans certaines entreprises, le ralentissement des activités va dégager du temps au sein même des équipes de communication. Outre la communication quotidienne, c’est le moment de prendre un peu de recul et de faire ce que l’actualité vous empêche souvent de faire : analyser vos KPI (voir par exemple comment l’utilisation des outils digitaux évolue en cette période ou quels sont les outils qui vous manquent), préparer une enquête sur la manière dont vos collaborateurs ont vécu cette crise et/ou l’efficacité de votre communication, revoir la structure et l’efficacité de vos outils de com, analyser vos objectifs annuels et préparer la reprise en redéfinissant ce qui sera prioritaire au deuxième semestre, vous pencher sur les plans de formation de votre équipe, établir de nouveaux partenariats, etc….
Si cette crise nous empêche de fonctionner « comme d’habitude », elle ne nous oblige aussi à être créatifs et à travailler autrement, tant sur la forme que sur le fond. Un mal pour un bien ?
