Coronavirus : Mon entreprise doit-elle communiquer vers ses employés ?

Il n’est plus un jour où les médias n’évoquent pas la progression du Coronavirus en Chine et en Asie d’abord, en Europe désormais. Parallèlement, fortes de leurs connaissances des détails de la situation, les autorités sanitaires de chaque pays s’attachent à rassurer et à maintenir le calme. De cette dissonance découlent inévitablement de nombreuses discussions et interrogations dans lesquelles les informations se mêlent allègrement aux supputations.

En tant qu’organisation dans laquelle évoluent des femmes et des hommes qui sont en proie au doute quant à leur propre sécurité, une entreprise se doit d’accompagner son personnel et de tout mettre en œuvre pour évacuer les doutes et réserves qui pourraient mettre à mal ses activités.

Pour ce faire, il est essentiel de communiquer à l’attention de ses employés, oui. Pour autant, il est impératif de veiller à ne pas soi-même contribuer inutilement à l’essor d’une psychose. Tout est question de juste mesure.

Toute organisation a intérêt à entreprendre dès à présent d’encadrer l’impact des éventuelles inquiétudes sur le travail de ses collaborateurs.

Concrètement, comment faire ?

1. Communiquer un état de la situation

Différentes sources d’informations officielles sont disponibles : le site de l’OMS (https://www.who.int) ou du SPF Santé Publique (https://www.health.belgium.be) notamment. Elles ont le mérite de faire le tri entre ce que l’on sait et ce que l’on peut être amené à s’imaginer. L’essentiel est de créer un climat de confiance et d’illustrer la préoccupation de l’entreprise pour le bien-être de ses employés.

Dans le cas présent, il s’agit en somme de rappeler où l’on se situe en Belgique et les recommandations sanitaires des autorités. A ce moment-ci, il est essentiel de s’en tenir aux faits et de ne pas surcommuniquer au risque d’alimenter un vent de panique.

2. Anticiper et préparer la crise potentielle

Si les autorités demeurent vigilantes, rien ne permet d’exclure une épidémie dans notre plat pays. Il s’agit donc de se préparer au « worst case scenario » et aux impacts qu’il ne manquerait pas d’avoir sur les activités de votre organisation.

Disposez-vous d’une cellule de crise ad hoc ? Quelles sont les dispositions à prendre pour vos salariés en cas d’épidémie avérée en Belgique ? Avez-vous un plan de continuité de services ? A quel niveau d’absentéisme votre activité entrepreneuriale serait-elle durablement impactée ? Quelles sont les mesures d’urgence à prendre pour pourvoir aux remplacements temporaires ?

Ce ne sont que quelques exemples des questions organisationnelles qu’il vous faut vous poser dès aujourd’hui afin d’être prêt le cas échéant. Mieux vaut en effet le faire à l’avance que sous la pression d’une crise réelle.

La définition de la manière dont la communication s’articulera autour de ses dispositions en temps de crise est tout aussi essentielle. Et c’est précisément dans cette phase préparatoire que ce point se doit d’être évoqué et dûment préparé à l’aide de messages cadrant avec le degré d’urgence le moment venu.

3. Révéler votre plan et les actions qu’il prévoit

« Nous avons bien préparé la crise, rien ne s’est passé comme prévu ».

S’il est essentiel de consacrer du temps à la préparation d’une crise potentielle, ce n’est pas tant pour qu’elle se règle en un tour de main lorsqu’elle surgit mais bien pour vous permettre de vous concentrer sur tout ce que vous n’aviez pas pu prévoir en amont. Tout en continuant de démontrer à vos collaborateurs que vous avez la situation sous contrôle. Ils attendront de vous que vous leur communiquiez des directives de façon proactive. Si vous communiquez rapidement, de façon claire et précise et – élément vraiment crucial – de façon cohérente à tous les niveaux de l’entreprise, vos messages seront jugés crédibles et donc mieux suivis.

La préparation ayant été faite en amont, vous serez également en mesure de disposer du temps nécessaire pour écouter vos employés et leur expliquer les raisons pour lesquelles votre plan est de nature à permettre un retour à la normale.

C’est précisément ce moment qui constitue le point de départ d’une sortie de crise.