En ces temps de scoops et de consommation extrêmement rapide de l’information, les conférences de presse semblent parfois un peu dépassées. Pouvez-vous encore obliger des journalistes très occupés à se rendre tous au même endroit et au même moment pour écouter ce que vous avez à dire ?
De nombreuses organisations et entreprises ont déjà compris qu’il existe des moyens plus efficaces de faire passer un message aux médias. Les conférences de presse classiques sont de moins en moins souvent organisées, et lorsqu’il y en a encore, l’organisateur attend à chaque fois avec une certaine appréhension pour voir si quelqu’un va se présenter.
Après la crise du coronavirus, beaucoup de choses ne seront plus les mêmes. Ce sera le cas aussi pour les conférences de presse. Parier uniquement sur une conférence de presse appartient au passé. Après le Covid-19, le streaming en direct va s’imposer comme un élément indispensable de la communication d’entreprise. La conférence de presse en ligne, déjà très bien établie parmi les sociétés cotées lorsqu’il s’agit de présenter leurs résultats trimestriels à la presse financière mondiale, a désormais été adoptée par d’autres sociétés et organisations, car elles en perçoivent immédiatement les avantages.
Une conférence de presse en ligne est facile, rapide et peu coûteuse à organiser. Le principal souci logistique est de s’assurer d’avoir une plate-forme de streaming fiable, une connexion internet stable et un bon réalisateur. Ce genre de présentation vous permettra d’appuyer vos messages avec un ton et un style adaptés. Vous n’obtiendrez jamais ce même impact avec un simple communiqué de presse.
Cette formule présente aussi des avantages pour les journalistes. A commencer par le gain de temps, bien sûr. Mais la flexibilité est un autre atout important. Ivan De Vadder, journaliste à la VRT : « Il y a six mois, j’aurais dit sans hésiter que les conférences de presse sont une perte de temps. Aujourd’hui, je suis un peu plus nuancé. Les conférences de presse en ligne offrent de nombreux avantages, mais nous avons besoin de contacts humains. Je dirais donc que la version en ligne est une option fonctionnelle supplémentaire pour permettre aux entreprises d’apporter leurs informations aux différents médias. Après, pour le journaliste, la question est de trouver le bon équilibre entre efficacité et perte de temps. Si, par manque de temps, je ne considère pas le contenu suffisamment important pour me déplacer, je serai plus enclin à suivre quand même une présentation si on me permet de le faire en ligne. »
Cela dit, la conférence de presse classique a certainement encore sa place. De nombreux journalistes disent que les discussions informelles qui suivent la conférence, de même que le réseautage et les échanges intéressants qui peuvent naître en réponse à certaines questions, représentent toujours des raisons suffisantes pour les amener à se rendre à certaines conférences de presse. « Lors des conférences de presse politiques, j’aime pouvoir parler aux gens en face à face. C’est souvent à ce moment-là que d’autres types de nouvelles ressortent, avec des angles d’attaques plus inattendus. Des conversations de fond peuvent également s’avérer utiles pour plus tard », explique Simon Andries, journaliste politique au quotidien De Standaard. « La valeur ajoutée des conférences de presse ne réside pas forcément dans l’information en tant que telle, mais plutôt dans le fait d’être présent. Les discussions qui s’ensuivent sont également l’occasion d’apprendre à mieux connaître les personnes. »
Pieter Lesaffer, journaliste au quotidien Het Nieuwsblad, pense lui aussi que les conférences de presse virtuelles et classiques ont toutes les deux un avenir : « quand j’ai commencé il y a de nombreuses années, vous alliez à une conférence de presse, puis vous tapiez votre article et le lendemain il apparaissait dans le journal. Bien sûr, cela ne fonctionne plus de cette façon. Mais j’aime toujours aller à certaines conférences de presse. Non pas tant pour l’information elle-même, car elle sera disponible sur tous les sites d’information une heure plus tard, mais pour pouvoir parler aux gens en face à face. Cela permet de créer des liens, ce qui peut s’avérer très utile si vous vous retrouvez confronté par la suite à un dossier délicat ou à des questions difficiles. »
Même si elle ne pourra jamais remplacer le contact humain, une conférence de presse virtuelle est un complément intéressant aux moyens de communication d’une entreprise ou d’une organisation avec les médias. Si vous souhaitez en organiser une vous-même, voici quelques conseils utiles :
Avant
- Choisissez une plateforme en ligne que vous connaissez bien, afin de ne pas avoir de surprises techniques au moment de votre présentation.
- Fournissez le lien pour se connecter à votre conférence de presse en ligne bien à temps aux journalistes. Renvoyez ce lien environ une heure avant le début du flux en direct. De cette manière, les journalistes n’auront pas à chercher le bon lien dans leur boîte aux lettres.
- Optez pour un cadre sobre et fonctionnel, comme vous le feriez pour une conférence de presse classique. Évitez que des éléments en arrière-plan puissent détourner l’attention.
- Prévoyez une « chatbox » pour les questions techniques et celles relatives au contenu, et demandez à un collègue d’en assurer le suivi.
Pendant
- Commencez à l’heure prévue. La vidéoconférence sera enregistrée de toute façon, afin que ceux qui arrivent en cours de route puissent revoir l’enregistrement plus tard.
- Désignez un réalisateur ou un employé, dont le rôle sera de veiller à ce que tout se passe bien sur le plan technique pendant la vidéoconférence.
- Prévoyez une structure claire pour votre conférence de presse et indiquez les principaux éléments à l’avance.
- S’il y a plusieurs intervenants, présentez-les au début.
- Indiquez clairement que vous traiterez les questions à la fin. Utilisez de préférence une plateforme vidéo avec fonction de « chat », et invitez les journalistes à transmettre leurs questions par ce biais pendant votre présentation. Un membre du personnel peut garder un œil sur les questions et éventuellement les regrouper.
- Soyez concis et allez droit au but. Gardez l’attention sur vos messages essentiels, car plus encore qu’avec une conférence de presse classique, les gens seront rapidement distraits.
- Pensez à ce que votre public va voir, entendre et ressentir. Même virtuellement, vous pouvez transmettre de la confiance en vous, de l’enthousiasme et de l’empathie. Il est important que les journalistes aient une vue d’ensemble, même sans quitter leur rédaction ou leur bureau.
Pour terminer
- Indiquez clairement le moment où les journalistes pourront poser leurs questions par la suite. Si nécessaire, indiquez un créneau horaire durant lequel vous serez disponible.
- Mettez en ligne l’enregistrement vidéo de la conférence de presse et le dossier de presse et envoyez le lien aux journalistes qui étaient présents, ainsi qu’à ceux qui ne l’étaient pas.
Avez-vous organisé vous-même une conférence de presse en ligne ? Nous aimerions savoir comment vous avez vécu cette expérience.
Vous avez des questions ou des doutes sur le moment où vous devriez opter pour ce type de présentation et sur la meilleure façon de la gérer ?
N’hésitez pas à contacter l’un de nos spécialistes des relations médias :
- Carl Buyck – carl.buyck@akkanto.com
- Mathieu Van Overstraeten – mathieu.van.overstraeten@akkanto.com
