Alors que nous nous réjouissons tous de revenir (partiellement) au bureau, la fin des réunions en ligne semble tout doucement être en vue. Mais est-ce vraiment le cas ? Maintenant que le télétravail est bien installé, nous sommes confrontés à une nouvelle réalité. Être à nouveau physiquement présent à une réunion devient l’exception plutôt que la règle.
Même si nous jonglons désormais sans souci avec la technologie, de réunions Zoom en réunion Teams, nous ferions mieux de nous habituer à une nouvelle manière de se réunir : la forme hybride. Autrement dit, des réunions où certains sont assis ensemble dans une salle de conférence (comme au « bon vieux temps »), tandis que d’autres participent via leur écran numérique.
Mais comment s’y prendre ? Comment faire en sorte que ces réunions hybrides soient couronnées de succès ? Nous avons rassemblé un certain nombre de conseils pour vous.
Réfléchissez bien à l’objectif : que voulez-vous atteindre avec cette réunion ?
Voulez-vous informer les participants de quelque chose ? Ou comptez-vous élaborer une stratégie avec eux ? Tous les types de réunions ne se prêtent pas à la forme hybride. Il est bien sûr toujours possible d’opter pour la voie la plus difficile, mais si vous voulez vraiment obtenir des résultats, il est préférable dans certains cas d’organiser une réunion où tout le monde peut être présent physiquement ou à l’inverse une réunion que tout le monde peut suivre en ligne. Dans le cas d’un brainstorming, par exemple, les interactions directes sont essentielles pour stimuler la créativité.
Désignez un modérateur.
Cela vaut sans doute pour toutes les réunions, mais dans le cas d’une réunion hybride, vous aurez plus que jamais besoin d’un chef d’orchestre pour maintenir le cap. Le plus grand défi d’une réunion hybride est de s’assurer que tous les participants se sentent impliqués de manière égale et de trouver le bon équilibre entre ceux qui sont dans la salle et ceux qui suivent de chez eux. Nous avons préparé une petite checklist pour vous en tant que modérateur :
- Commencez par le commencement. N’oubliez pas de réserver une salle et d’ajouter un lien à l’invitation afin que personne ne se sente lésé avant le début de la réunion ;
- Établissez des règles claires au début de la réunion pour éviter le chaos ou la participation passive. Levez la main lorsque vous voulez prendre la parole, par exemple, et demandez à ceux qui participent en ligne d’allumer leur caméra…
- Prenez le temps d’établir un lien entre les participants dans la salle et les télétravailleurs grâce à un petit tour de chauffe : présentez les participants les uns aux autres, demandez-leur quelle est leur humeur du jour, faites un mini-questionnaire pour les enthousiasmer par rapport au sujet de la réunion… et c’est parti.
- Veillez à ce que chacun se sente impliqué et participe activement à la discussion en ralentissant éventuellement les participants trop zélés et en faisant sortir de leur coquille les collègues plus silencieux. Essayez de repérer les signaux non verbaux et d’y répondre.
- Restez dynamique et intégrez suffisamment d’éléments interactifs, en veillant à ce qu’ils soient accessibles et utilisables aussi bien par les participants à distance que par les participants présents dans la salle. Il est donc préférable d’utiliser des outils numériques tels que Wooclap, Menti ou Forms, plutôt que des bons vieux Post-it et flipcharts en papier.
- N’oubliez pas les participants en ligne à la fin de la réunion. Remerciez chacun pour sa contribution et indiquez clairement si vous attendez un quelconque suivi de la part de quelqu’un.
Piège possible : votre position en tant que modérateur peut avoir un impact sur le déroulement de la réunion. Lorsque vous participez virtuellement, des conversations distinctes peuvent naître dans la salle. Si vous êtes vous-même dans la salle, vous risquez de perdre de vue les travailleurs à domicile plus rapidement. Il faut donc s’en méfier et, si nécessaire, désigner un acolyte pour vous aider dans cette tâche.
Investissez dans du bon matériel.
Rien n’est plus embêtant que d’entendre un écho dans la pièce (virtuelle) ou, pire encore, de ne pas pouvoir s’entendre. Assurez-vous donc d’avoir un système de sonorisation décent dans la salle qui permette de capter les paroles de chaque participant de manière centralisée. Pour une expérience optimale, vous pouvez utiliser votre ordinateur portable comme participant en direct, composer un numéro individuel et allumer votre caméra. Mais surtout, éteignez votre propre micro et votre propre son et utilisez le système de sonorisation central de la salle. Vos oreilles vous remercieront.
En résumé, une réunion hybride peut soit réunir le meilleur des deux mondes soit créer de nouvelles frustrations, mais ce qui est certain, c’est qu’elle nécessitera à nouveau une adaptation de notre part à tous. Toutefois, nous ne devons pas oublier qu’il s’agit toujours d’une réunion et que la technologie n’est qu’un outil pour la faire fonctionner. Comme pour tout type de réunion, concentrez-vous donc d’abord sur votre objectif et sur la manière dont vous pouvez faire jouer un rôle actif à chacun des participants.
