Al sinds het begin van de ‘lockdown’ vinden zo goed als alle vergaderingen en workshops virtueel plaats. In het begin was dat misschien wat wennen, maar nu lijkt die manier van vergaderen bij de meeste organisaties toch al goed ingeburgerd te zijn. Zozeer zelfs dat sommige workshops in de toekomst misschien zelfs nooit meer anders zullen worden georganiseerd?
Maar wat zijn de basisregels voor een succesvolle virtuele workshop?
- Een virtuele workshop faciliteren, doe je best met twee. De facilitator zorgt voor de eigenlijke presentatie, terwijl de sidekick de chat monitort om gestelde vragen te signaleren of praktische kwesties van deelnemers op te volgen.
- Gebruik het pedagogische principe van ‘de omgekeerde les’: stuur de theorie op voorhand naar de deelnemers door, zodat ze vertrouwd kunnen raken met de concepten. Zo kan je je tijdens de workshop of vergadering richten op de meer praktische aspecten, zonder te verdwalen in een lange uitleg waardoor je de aandacht van je publiek verliest. Door hen vooraf de theorie al toe te sturen, kan je je tijdens de workshop of vergadering beperken tot een beknopte herhaling en snel(ler) overgaan naar de vragen die de deelnemers stellen, naar het inoefenen van zaken of naar het bediscussiëren van voorstellen.
- Vraag bij het verzenden van de uitnodiging voor de workshop aan de deelnemers om op tijd in te bellen, hun camera aan en hun microfoon uit te zetten.
- Zodra de workshop wordt aangevat, vraag je de deelnemers om de chatroom te gebruiken om vragen te stellen. Vraag hen ook om elkaar niet te onderbreken tijdens de discussies. De regels van respect en luisteren naar elkaar gelden ook virtueel.
- Voordat tot de kern van de zaak gekomen wordt, vraag je best aan alle deelnemers om zich kort voor te stellen als ze elkaar nog niet kennen, om hun verwachtingen te uiten of hoe ze zich voelen (dat kan d.m.v. een interactief platform zoals Wooclap, bijvoorbeeld). Deze oefening maakt het mogelijk om dergelijke zaken te “visualiseren”, om de deelnemers te leren kennen en om een link te creëren binnen de groep. Iedereen zal zich op die manier ook al een eerste keer hebben kunnen uitdrukken.
- Plan momenten voor discussie in tijdens de workshop: “Mic ON, now it’s your turn to talk!”
- Gebruik een applicatie als Wooclap om de virtuele workshop interactiever te maken. Dergelijke platformen maken het mogelijk om de deelnemers te bevragen en hen in real time te laten interageren, wat de discussie kan voeden. Indien je besluit om gebruik te maken van zo’n externe applicatie, zoals Wooclap, houd dan de presentatie voor de workshop én de app tegelijkertijd open op je computer. Dit maakt het voor jou, als ‘animator’, gemakkelijker om van het ene naar het andere te switchen zonder dat de sidekick controle over het scherm aan je hoeft te vragen.
- Vergeet niet de vergadering op te nemen.
Kan je nog wat hulp gebruiken bij het animeren van een virtuele workshop? Neem gerust contact op met onze Virtuele Helpdesk: wij geven je hier graag advies over.
