Het wordt, zelfs voor de grootste optimististen onder ons, zeer moeilijk om na de door de overheid afgekondigde maatregelen, verder te werken zoals voordien. Van “business as usual” is geen sprake meer, ook niet voor de interne communicatiediensten binnen de bedrijven en organisaties.
Wat zeggen of niet zeggen over de corona crisis? Hoe hou je maximaal de mensen aan het werk en vooral hoe hou je de motivatie erin?
Ziehier een paar ideeën die wij graag met u delen om uw personeel aan boord te houden:
1. Moet ik blijven communiceren naar mijn werknemers?
Het antwoord is uiteraard “ja”.
Ja, want het eerste dat je werknemers willen weten is welke maatregelen hun werkgever heeft genomen om hen te beschermen, en hoe het werk de komende dagen en weken georganiseerd zal worden. Dat je dagelijks communiceert, zal ertoe bijdragen dat je personeel zich gerustgesteld voelt en gemotiveerd blijft. Die communicatie kan gaan over de maatregelen die van kracht zijn in jouw onderneming: de afspraken rond thuiswerken en rond verlof, maar ook bijvoorbeeld over interne trainings die online beschikbaar zijn voor werknemers die tijdelijk minder werk hebben. Je kan zeker ook de richtlijnen herhalen die door de overheid gegeven zijn om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan.
Ja, want je werknemers zullen pas in staat zijn zich te concentreren op hun taken wanneer hun vragen rond deze crisis beantwoord zijn.
En ook ja, want een deel van je medewerkers zullen zich geïsoleerd voelen door de veiligheidsmaatregelen die we nu allen samen moeten nemen. Door middel van je communicatie kan je de band tussen je werknemer en je bedrijf versterken.
2. Wat moet ik communiceren?
In de eerste plaats moet je natuurlijk communiceren over de epidemie en de maatregelen die je genomen hebt om je medewerkers te beschermen. Daarnaast moet je ook bespreken wat zij aan hun klanten moeten communiceren: welke activiteiten van je bedrijf worden verdergezet, welke worden aangepast? Sommige van je werknemers zullen zich binnenkort ook vragen beginnen stellen bij de toekomst van hun job. Om te weten waarover je werknemers zich zorgen maken, kan je hen uitnodigen om via een daartoe bestemd kanaal al hun vragen te stellen. Wees hierbij transparant en deel de antwoorden op die vragen met alle werknemers.
De eerste dagen zal je communicatie vooral over het coronavirus gaan. Daarna kan je het ook weer over andere zaken hebben. Items die belangrijk zijn voor je bedrijf. Deze crisis zal waarschijnlijk een hele tijd duren. Eenmaal de bevolking de informatie verteerd zal hebben en er een soort van gewenning zal ontstaan, zullen ook de werknemers zich kunnen concentreren op andere dingen.
3. Hoe moet ik communiceren?
In tijden van crisis is het aan te raden om via de gebruikelijke kanalen te communiceren. Houd wel in gedachten dat alleen op de werkvloer communiceren – behalve voor diegenen die aanwezig zijn – niet genoeg zal zijn. Je zal digitaal moeten communiceren: via een bedrijfsapplicatie, mobiel intranet, conference call, of misschien via de Whatsappgroep van je team. Dit is een uitgelezen moment om volop gebruik te maken van allerlei digitale kanalen, die je op dit moment misschien nog niet optimaal benut. Je kan nu nieuwe goede gewoontes kweken, die blijven duren na de crisis en de efficiëntie van je bedrijf ten goede komen. Denk er wel aan dat dit telewerken voor een deel van je medewerkers iets nieuws is. Sta hen bij en begeleid hen om op de juiste manier gebruik te kunnen maken van alle toepassingen die voor hen beschikbaar zijn.
4. Wat te doen binnen het interne communicatieteam?
De vermindering van activiteiten in je bedrijf zal tijd vrijmaken bij verschillende van je werknemers, ook binnen het interne communicatieteam. Dit is dan ook een uitgelezen moment om een beetje afstand te nemen en de zaken aan te pakken die door de gewoonlijke deadlines blijven liggen of uit het oog verloren zijn. Enkele voorbeelden: de analyse van je KPI’s of het gebruik van de verschillende digitale tools door het personeel of nog, het in kaart brengen van communicatie kanalen die ontbreken. Je kan ook een enquête voorbereiden om te kijken hoe je medewerkers deze crisis beleefd hebben, en of ze tevreden waren met je communicatie daarover. Herbekijk de structuur en de efficiëntie van je verschillende communicatietools, en bereid je voor op heropstart van het werk na deze crisis. Stel bijvoorbeeld al een lijst met prioriteiten op voor het tweede semester. Bekijk vormingstrajecten voor je team en zet nieuwe partnerships op.
Deze crisis belet ons om door te gaan met ‘business as usual’. Ze verplicht ons om anders te gaan werken en creatief te zijn in onze beperkingen, zowel in de vorm als de inhoud. Laten we er het beste van maken!
