Coronavirus: Moet mijn organisatie communiceren met de werknemers?
Er gaat geen dag voorbij zonder dat de media verslag uitbrengen over de ontwikkelingen rond het Coronavirus in China en nu ook in Europa. Gewapend met hun kennis over de details van de situatie, willen gezondheidsautoriteiten toch ook de kalmte bewaren en de bevolking geruststellen. Onvermijdelijk leidt deze spreidstand tot talloze discussies en vragen waarin informatie zich vermengt met veronderstellingen.
Aangezien medewerkers twijfels kunnen hebben over hun eigen veiligheid, moet een bedrijf zijn personeel bijstaan en alles in het werk stellen om twijfels en bedenkingen die de activiteiten in gevaar kunnen brengen weg te nemen.
Om dit te verwezenlijken is communicatie met de medewerkers noodzakelijk. Het is echter belangrijk om niet zelf onnodig bij te dragen tot het ontstaan van een soort psychose. Het draait allemaal om een goed evenwicht.
Elke organisatie heeft er belang bij om nu al te beginnen met het managen van de impact van mogelijke bezorgdheden op het werk van haar werknemers.
1. Communiceer een stand van zaken
Verschillende officiële informatiebronnen zijn beschikbaar, zoals die van de WHO (https://www.who.int) of de FOD Volksgezondheid (https://www.health.belgium.be). Ze laten ons toe om een beter zicht te krijgen op de huidige stand van zaken en een onderscheid te maken tussen feit en fictie. Belangrijk is om een klimaat van vertrouwen te scheppen en aan te tonen dat het welzijn van de medewerkers echt belangrijk is voor uw bedrijf.
Het komt er concreet op aan te herhalen wat de huidige stand van zaken is in België en wat de gezondheidsaanbevelingen van de overheid zijn. Het is daarbij essentieel om bij de feiten te blijven en niet overmatig te communiceren met het risico om interne paniek te zaaien.
2. Anticiperen en zich voorbereiden op de potentiële crisis
Hoewel de autoriteiten waakzaam blijven, kan een epidemie in ons land niet worden uitgesloten. Het is dus een kwestie van voorbereid te zijn op een mogelijk “worst case scenario” en de gevolgen die dit onvermijdelijk zou hebben voor de activiteiten van uw organisatie.
Beschikt uw bedrijf over een ad hoc crisisteam? Wat zijn de maatregelen die u voor uw medewerkers moet nemen in geval van een uitbraak in België? Hebt u een Business Continuity Plan? Vanaf welk niveau van afwezigheid op het werk zou dit uw activiteiten beïnvloeden? Wat zijn de noodmaatregelen die genomen moeten worden om tijdelijke vervangingen te voorzien?
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de organisatorische vragen die u zich vandaag moet stellen om, indien nodig, voorbereid te zijn. Het is beter om dit op voorhand te doen dan wanneer de crisis er echt is.
Minstens even belangrijk is het bepalen van hoe de communicatie zal gevoerd worden in geval van crisis. Juist in deze voorbereidingsfase moet dit punt besproken en adequaat voorbereid worden met boodschappen in lijn met de mate van urgentie.
3. Bekendmaken van het actieplan
“We hebben ons goed voorbereid op de crisis. Niets ging zoals gepland”.
De reden dat het essentieel is om tijd te besteden aan de voorbereiding op een mogelijke crisis is niet omdat het dan mogelijk is om deze in een handomdraai op te lossen, maar wel om toe te laten om u te concentreren op alles wat je niet van tevoren kon voorzien.
Het bedrijf moet aantonen dat de situatie onder controle is. Medewerkers verwachten dat hun organisatie hen proactief richtlijnen meegeeft. Als er snel, duidelijk en precies wordt gecommuniceerd, maar ook en vooral op een coherente manier en op alle niveaus van de organisatie, dan pas zullen de boodschappen als geloofwaardig gepercipieerd worden en zullen de richtlijnen goed opgevolgd worden.
Aangezien de voorbereidingen vooraf zijn gebeurd, heeft u ook de nodige tijd om naar uw medewerkers te luisteren en hen uit te leggen waarom u verwacht dat uw plan zal leiden tot een terugkeer naar de normale gang van zaken.
Het is net dit moment dat het vertrekpunt vormt voor een uitweg uit de crisis.
