Persconferenties. In tijden van supersnelle nieuwsconsumptie en scoops voelen ze soms wat gedateerd aan. Kan je het nog maken om drukbezette journalisten te verplichten om op eenzelfde tijdstip, op eenzelfde plaats naar jouw mededeling te komen luisteren?
Heel wat organisaties en bedrijven zijn al tot het besef gekomen dat er betere en meer efficiënte manieren zijn om een boodschap aan de media kwijt te kunnen. Klassieke persconferenties worden steeds minder vaak georganiseerd, en het is voor de organisator telkens weer met samengeknepen billen afwachten of er überhaupt iemand komt opdagen.
Na de coronacrisis zullen heel wat zaken nooit meer zijn zoals voorheen, en met persconferenties zal dat niet anders zijn. Alleen inzetten op een persconferentie is passé. Na COVID-19 zal live streaming niet meer weg te denken zijn in bedrijfscommunicatie. De online persconferentie, al heel sterk ingeburgerd bij beursgenoteerde bedrijven die hun kwartaalresultaten willen toelichten aan de wereldwijde financiële pers, wordt nu ontdekt door andere bedrijven en organisaties die er meteen ook de voordelen van inzien.
Een online persconferentie is makkelijk, snel en goedkoop te organiseren. De belangrijkste logistieke bekommernis is een betrouwbaar streamingplatform, een stabiele internetverbinding en een goede regisseur. Je kan bovendien je inhoudelijke boodschap kracht bijzetten met een aangepaste toon en stijl; een effect dat je met een persbericht alleen nooit in die mate zal bereiken.
Ook voor de journalist heeft deze formule tal van voordelen. Tijdswinst is uiteraard de belangrijkste. Maar ook flexibiliteit is een belangrijke troef. Ivan De Vadder, journalist bij de VRT : “Zes maanden geleden had ik zonder aarzelen gezegd dat persconferenties tijdverlies zijn. Vandaag wil ik dit wat meer nuanceren. Online persconferenties bieden tal van voordelen, maar we hunkeren wel naar wat menselijk contact. Ik zou dus stellen dat de online versie een functionele extra optie is om jouw informatie tot bij de verschillende media te brengen. Voor de journalist is het immers een kwestie van evenwicht tussen rendement en tijdsverlies. Als ik de inhoud, wegens tijdsgebrek, niet belangrijk genoeg acht om mij te verplaatsen zal ik bij een online versie sneller geneigd zijn om toch even het nieuws mee te pikken.”
De klassieke persconferentie heeft zeker nog zijn plaats. Veel journalisten vertellen ons dat de gezellige nababbel, het netwerken en de discussies die kunnen plaatsvinden naar aanleiding van goedgekozen vragen voor hen nog steeds reden genoeg zijn om zich voor sommige persconferenties te verplaatsen. “Op politieke persconferenties praat ik graag fysiek met de mensen. Daar komt toch vaak nog wat ‘ander nieuws’ uit, met wat meer onverwachte insteken. Of achtergrondgesprekken die nog nuttig kunnen zijn voor later”, geeft Simon Andries, politiek journalist voor De Standaard ons mee. “De meerwaarde van persconferenties is niet zozeer het nieuws zelf, maar het ‘aanwezig zijn’, en wat babbelen achteraf geeft je ook de kans om elkaar beter te leren kennen.”
Ook Pieter Lesaffer, redacteur bij het Nieuwsblad, is de mening toegedaan dat zowel virtuele als klassieke persconferenties een toekomst hebben: “toen ik zoveel jaar geleden begon, ging je naar een persconferentie, daarna tikte je je stukje uit en de volgende dag verscheen dat dan in de krant. Zo werkt het natuurlijk niet meer. Maar ik ga nog graag naar bepaalde persconferenties. Niet zozeer voor de informatie zelf, want die zal een uur later op alle nieuwswebsites te lezen zijn, maar om face-to-face met de mensen te kunnen praten. Dat helpt om een band te scheppen, zeker als je later eens met een lastig dossier of moeilijke vragen afkomt.”
Hoewel ze dus nooit het menselijk contact zal kunnen vervangen, is een virtuele persconferentie een mooie aanvulling op de manieren waarop je als bedrijf of organisatie met de media kan communiceren. Als je zelf aan de slag wilt om er eentje te organiseren, houd dan rekening met deze tips:
Vooraf
- Kies een online platform waar je mee vertrouwd bent, zodat je tijdens het presenteren niet voor technische verrassingen komt te staan.
- Bezorg de journalisten tijdig de link waarmee ze kunnen inloggen op jouw online persconferentie. Stuur de link nog eens door zowat een uur voor het begin van de livestream. Zo hoeven ze niet te gaan zoeken in hun mailbox naar de juiste link, en heb je meteen een reminder gestuurd.
- Zorg voor een sobere, functionele setting, net zoals je dat bij een klassieke persconferentie zou doen. Vermijd dat er op de achtergrond elementen te zien zijn die de aandacht kunnen afleiden.
- Voorzie een chatbox voor technische en inhoudelijke vragen, en laat een collega deze opvolgen.
Tijdens
- Begin op het afgesproken uur. De videoconferentie wordt toch opgenomen, dus wie te laat komt kan later de opname terug bekijken.
- Denk aan een regisseur – een medewerker die ervoor zorgt dat alles technisch vlot verloopt tijdens de videoconferentie.
- Zorg voor een heldere structuur van je persconferentie en geef de componenten vooraf duidelijk aan.
- Als er meerdere sprekers zijn, stel deze bij de aanvang voor.
- Geef duidelijk aan dat je vragen op het einde zal behandelen. Gebruik bij voorkeur een videoplatform met chatfunctie, en nodig journalisten uit om hun vragen tijdens je uiteenzetting al kenbaar te maken. Een medewerker kan de vragen in het oog houden en eventueel clusteren.
- Wees bondig en to the point. Houd de aandacht op je kernboodschappen, want meer nog dan bij een klassieke persconferentie zullen mensen snel afgeleid zijn.
- Denk aan wat je publiek zal zien, horen en voelen. Zelfs virtueel kan je zelfvertrouwen, enthousiasme en empathie uitstralen. Het is belangrijk dat de journalisten het totale plaatje krijgen, zelfs zonder hun redactie of werkkamer te verlaten.
Einde
- Vermeld waar journalisten die achteraf nog vragen hebben terecht kunnen. Geef eventueel een tijdsslot aan wanneer je beschikbaar zal zijn.
- Plaats de video-opname van de persconferentie en het persdossier online en stuur de link naar de journalisten die aanwezig waren, en naar zij die er niet bij waren.
Organiseerde je zelf al een online persconferentie? We horen graag hoe jij dat hebt ervaren.
Heb je vragen of twijfels over wanneer je voor dit soort presentatie moet kiezen, en hoe je dat dan best aanpakt?
Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze mediaspecialisten:
- Carl Buyck – carl.buyck@akkanto.com
- Mathieu Van Overstraeten – mathieu.van.overstraeten@akkanto.com
