Nu we met z’n allen uitkijken naar een (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor, lijkt het einde van de online meetings stilaan in zicht. Of toch niet? Nu thuiswerken er goed ingebakken zit, kijken we tegen een nieuwe realiteit aan. Het wordt eerder de uitzondering dan de regel om opnieuw met z’n allen fysiek aanwezig te zijn op een vergadering.
Ook al switchen we intussen vlot van de ene Zoom call naar de andere Teams meeting, we kunnen maar beter wennen aan een nieuwe vorm van vergaderen: de hybride. Oftewel: een aantal deelnemers zitten samen in een vergaderzaal (Remember the good old days?), anderen maken hun verschijning op het digitale scherm.
Maar hoe pak je dat aan? Hoe maak je hier een succes van? We zetten een aantal tips voor je op een rijtje.
Denk goed na over de doelstelling: wat wil je bereiken met deze vergadering?
Wil je de deelnemers ergens over informeren? Of ga je samen met hen een strategie uitwerken? Niet elk type vergadering leent zich ertoe om dat in hybridevorm te doen. Moeilijk gaat ook, maar als je echt resultaten wil boeken, kan je in sommige gevallen maar beter een vergadering organiseren waarbij ofwel iedereen fysiek aanwezig kan zijn ofwel iedereen online meevolgt. Denk bijvoorbeeld aan een brainstorm, waar net de live interactie zo belangrijk is om je creativiteit te boosten.
Stel een moderator aan.
Nuttig in elke vergadering, maar meer dan ooit heb je een chef d’orchestre nodig die alles in goede banen leidt. De grootste uitdaging in een hybride meeting is ervoor zorgen dat alle deelnemers zich even betrokken voelen en een goed evenwicht vinden tussen de zaal en de collega’s thuis. We hebben alvast een beknopte checklist voor jou als moderator klaarstaan:
- First things first. Vergeet niet zowel een zaal te boeken als een link aan de uitnodiging toe te voegen zodat niemand zich benadeeld voelt nog voor de meeting start;
- Maak een aantal duidelijke afspraken bij aanvang van de vergadering om chaos of passieve deelnames te vermijden, bv. hand opsteken wanneer je het woord wil nemen, camera aanzetten voor zij die online deelnemen, …
- Neem de tijd om de zaal en de thuiswerkers met elkaar te verbinden door een korte opwarmronde: iedereen aan elkaar voorstellen, polsen naar de mood van de dag, een mini-quiz om de deelnemers warm te maken voor het onderwerp, … en je bent vertrokken.
- Zorg ervoor dat iedereen zich betrokken voelt én actief deelneemt aan het gesprek door de overijverige deelnemers eventueel wat te temperen en de wat stillere collega’s uit hun tent te lokken. Probeer non-verbale signalen op te pikken en hierop in te spelen.
- Hou het dynamisch en bouw voldoende interactieve elementen in die zowel voor de deelnemers op afstand als in de zaal toegankelijk en bruikbaar zijn. Gebruik dus bij voorkeur digitale tools zoals Wooclap, Menti, Forms, … in plaats van de good old papieren Post-its en flipchart.
- Vergeet ook bij het afsluiten van de vergadering zeker de online deelnemers niet. Bedank iedereen voor hun bijdrage en maak duidelijk of je van iemand enige vorm van opvolging verwacht.
Mogelijke valkuil: je locatie als moderator kan een impact hebben op het verloop van de vergadering. Wanneer je virtueel deelneemt, kunnen er aparte gesprekken ontstaan in de zaal. Zit je zelf in de zaal, dan verlies je de thuiswerkers wellicht sneller uit het oog. Wees daar dus waakzaam voor en stel eventueel een sidekick aan om je hierbij te helpen.
Investeer in goede apparatuur.
Niets zo vervelend als een echo in de (virtuele) zaal of elkaar amper kunnen horen. Zorg voor een degelijke geluidsinstallatie in de zaal die toelaat dat de woorden van elke deelnemer centraal opgepikt worden. Voor een optimale ervaring kan je er als live deelnemer je laptop bij nemen, individueel inbellen en je camera aanzetten. Maar zet vooral je eigen micro en geluid uit en maak gebruik van de centrale geluidsinstallatie in de zaal. Je oren zullen je dankbaar zijn.
Kortom, of een hybride meeting nu het beste van twee werelden samenbrengt of ons nieuwe frustraties zal opleveren, het zal opnieuw een aanpassing van ons allen vergen. Toch moeten we vooral niet vergeten dat het in de eerste plaats een vergadering blijft en dat de techniek slechts een hulpmiddel is om die te doen slagen. Focus dus – zoals bij iedere vorm van vergaderen – vooral op je doelstelling en hoe jij elk van de deelnemers hier een actieve rol in zal geven.
